CRM für Einzelunternehmer: was Sie wirklich brauchen und was überflüssig ist
Wer allein arbeitet, ist Vertrieb, Fachkraft, Büro und Buchhaltung in einer Person. Deshalb passt ein CRM für ein Vertriebsteam nie ganz: Es setzt voraus, dass jemand Zeit hat, das System zu füllen, damit ein anderer es liest. Im Ein-Personen-Betrieb sind Füllender und Lesender dieselbe Person — und die ist unterwegs.
Die nützliche Frage lautet deshalb nicht „welches CRM nehme ich?", sondern „was muss mindestens existieren, damit kein Auftrag verloren geht?".
Die drei Dinge, die es wirklich braucht
- Eine Kundenliste mit Historie. Kein Adressbuch: Neben dem Namen muss Platz sein für das, was besprochen und vereinbart wurde. Eine Nummer im Anrufverlauf ist keine Kundenkartei.
- Eine Angebotsliste mit Status und Betrag. Sie müssen in zehn Sekunden sagen können, wie viele Angebote auf Antwort warten und über welche Summe. Wenn nicht, arbeiten Sie blind über den eigenen Monat.
- Erinnerungen, die von allein kommen. Das trennt eine Datei von einem System. Eine Liste informiert Sie, wenn Sie sie öffnen; eine Erinnerung sucht Sie am fälligen Tag.
Mit diesen drei Dingen decken Sie neunzig Prozent der Aufträge ab, die durch Vergessen verloren gehen; die Auswahlkriterien stehen im Ratgeber zum CRM für Handwerksbetriebe. Ohne die dritte sind die beiden anderen ein hübscheres Notizbuch.
Was im Ein-Personen-Betrieb überflüssig ist
| Funktion | Wozu es sie gibt | Was passiert, wenn Sie allein arbeiten |
|---|---|---|
| Trichter mit Konversionsreport | Die Vertriebsleitung muss das Team sehen | Sie sehen Ihre eigene Arbeit: eine Liste mit Status sagt dasselbe |
| Aufgabenzuweisung | Kunden auf Außendienstler verteilen | Es gibt niemanden zum Zuweisen |
| Automatische Mailstrecken | Hunderte Leads ansprechen | Ihre Kunden kommen über Empfehlung und erwarten einen Anruf, keine Strecke |
| Lead-Scoring | Zwischen Tausenden Kontakten priorisieren | Sie haben zwölf offene Vorgänge und wissen, welcher zählt |
| Eigene Felder | Die Kundenkarte ans Gewerk anpassen | Das braucht es: jedes Gewerk notiert anderes |
Der Handy-Test
Es gibt genau einen Test, der vorhersagt, ob Sie das Werkzeug in drei Monaten noch benutzen, und er steht in keinem Vergleich: Öffnen Sie die Testversion auf dem Handy, im Stehen, mit einer Hand, und legen Sie einen neuen Kunden mit Name und Nummer an.
Dauert das länger als fünfzehn Sekunden oder verlangt es Felder, die Sie gerade nicht zur Hand haben, hat das Werkzeug bereits verloren. Nicht weil es schlecht wäre, sondern weil der Moment, in dem ein neuer Kunde auftaucht, immer der denkbar ungünstigste ist: auf der Baustelle, im Auto, zwischen zwei Terminen. Ein Werkzeug, das den Rechner voraussetzt, wird genutzt, bis die erste volle Woche kommt.
Ein System, das in fünf Minuten am Tag trägt
Die komplette Routine eines Ein-Personen-Betriebs passt in fünf verteilte Minuten:
- Nach jedem Telefonat: zwei Sätze Notiz und das Datum des nächsten Kontakts. Dreißig Sekunden, sofort, bevor Sie das Handy einstecken.
- Bei jedem verschickten Angebot: mit Betrag und Nachfass-Termin eintragen. Eine Minute.
- Einmal täglich, morgens: nachsehen, welche Kontakte heute fällig sind. Zwei Minuten.
- Einmal im Monat: die Vorgänge ohne nächsten Kontakttermin durchgehen und entscheiden — entweder Termin oder abgeschlossen. Zwanzig Minuten, die Aufträge zurückholen, die Sie schon abgeschrieben hatten.
Was das System zerstört, sind nie fehlende Funktionen. Es ist die übersprungene Dreißig-Sekunden-Notiz, weil „das merke ich mir schon".
Häufige Fragen
Wie viele Kunden schafft man ganz ohne Werkzeug?
In der Praxis so viele, wie in der schlimmsten Woche der Saison in Ihren Kopf passen: meist etwas mehr als ein Dutzend. Das Problem ist, dass man die Grenze erst nach dem Schaden bemerkt — beim ersten vergessenen Telefonat. Die Kartei baut man besser vor diesem Moment auf, nicht danach.
Reicht das Adressbuch im Handy nicht?
Zum Anrufen ja, zum Verkaufen nein. Es speichert keine Absprachen, zeigt keine offenen Angebote und meldet sich nicht. Es ist ein Telefonverzeichnis, kein Gedächtnis des Betriebs.
Lohnt sich ein bezahltes Werkzeug, wenn ich allein arbeite?
Die Rechnung geht über eine einzige Zahl: was ein durchschnittlicher Auftrag bei Ihnen wert ist. Rettet ein Werkzeug pro Jahr einen Auftrag, der sonst am vergessenen Nachfassen gescheitert wäre, hat es sich mehrfach bezahlt. Starten Sie trotzdem mit einer kostenlosen oder Testversion und entscheiden Sie mit eigenen Zahlen, nicht mit dem Vergleichstest.
In Zapyo legen Sie einen Kunden in 5 Sekunden an, und die Absprachen jedes Gesprächs bleiben an seiner Karte. In der Beta kostenlos.
Zapyo kostenlos testen ⚡