Darmowy CRM po polsku: co naprawdę jest darmowe w 2026
„Darmowy CRM" to jedno z tych haseł, które w wyszukiwarce obiecują więcej, niż cenniki potrafią dotrzymać. Część systemów jest darmowa przez 14 dni. Część na zawsze, ale dla dwóch osób. Część na zawsze i bez limitu osób, tylko że opanowanie ich zajmuje tydzień. Poniżej uczciwe zestawienie, stan na lipiec 2026. Ceny i limity zmieniają się często, więc przed decyzją sprawdź aktualny cennik u źródła.
Które CRM-y mają prawdziwie darmowy plan?
Darmowy plan bez limitu czasu mają w Polsce przede wszystkim: HubSpot CRM, Bitrix24 i Zapyo (w okresie testów). Firmao i Livespace, dwa popularne polskie systemy, darmowego planu nie mają: oferują okres próbny, po którym trzeba przejść na abonament.
| Narzędzie | Darmowy plan | Główne ograniczenia | Dla kogo |
|---|---|---|---|
| Zapyo | Tak, wszystko za darmo w okresie testów (beta, limit 30 firm) | Brak modułów sprzedażowych i faktur: tylko klienci, wyceny, przypomnienia | Soliści oraz małe i średnie zespoły usługowe, które chcą przestać gubić zlecenia |
| HubSpot CRM | Tak, bezterminowo | 2 użytkowników, 1000 kontaktów, 1 pipeline, 10 własnych pól; branding HubSpot na formularzach i mailach | Firmy, które planują wrosnąć w ekosystem HubSpot |
| Bitrix24 | Tak, bezterminowo | Bez limitu użytkowników, ale interfejs łączy CRM z czatem, zadaniami i projektami: dużo do ogarnięcia | Zespoły, które chcą kombajnu do wszystkiego |
| Arkusze Google / Excel | Tak (w ramach konta Google / pakietu Office) | Brak przypomnień, brak historii rozmów, niewygodne na telefonie | Start przy kilkunastu klientach |
| Zoho CRM | Tak, bezterminowo (do kilku użytkowników) | Tylko podstawowe funkcje sprzedażowe; raporty i automatyzacje dopiero w płatnych planach | Firmy, które chcą darmowy CRM online z możliwością rozbudowy w przyszłości |
| EspoCRM (open source) | Tak, kod bezterminowo darmowy | Wymaga własnego serwera i konfiguracji; brak wsparcia technicznego bez płatnej licencji | Zespoły z zapleczem IT, które wolą własny hosting niż CRM online |
| Firmao | Nie, tylko okres próbny | Model płatny; w zamian CRM połączony z fakturowaniem i magazynem | Polskie MŚP szukające CRM + ERP w jednym |
| Livespace | Nie, tylko okres próbny | Model płatny, nastawiony na procesy sprzedażowe zespołów handlowych | Zespoły sprzedaży B2B |
Stan na lipiec 2026. Limity darmowych planów zmieniają się: HubSpot np. obniżył limit kontaktów z 1 miliona do 1000 dla nowych kont. Zawsze sprawdzaj aktualny cennik.
Darmowy CRM online czy program do zainstalowania?
Wszystkie darmowe systemy CRM z zestawienia wyżej, poza jednym wyjątkiem, działają jako CRM online: uruchamiasz je w przeglądarce albo aplikacji na telefonie, bez instalowania czegokolwiek na komputerze i bez własnego serwera. Szukając „CRM online za darmo", trafisz właśnie na HubSpot, Bitrix24 czy Zapyo, nie na desktopowe oprogramowanie sprzed dekady. Wyjątkiem jest EspoCRM z tabeli wyżej: to open source do samodzielnego hostowania, więc baza mieszka na Twoim serwerze, nie w chmurze dostawcy.
Na czym „łapią" darmowe plany?
Darmowy plan to dla producenta inwestycja w przyszłego klienta płacącego. Nie ma w tym nic złego, ale warto znać mechanizmy:
- Limit użytkowników. HubSpot daje darmowo 2 konta. Gdy dołączy trzecia osoba, wchodzisz w abonament.
- Limit kontaktów i pól. 1000 kontaktów brzmi jak dużo, ale baza rośnie szybciej, niż się wydaje, a 10 własnych pól potrafi skończyć się przy pierwszej konfiguracji.
- Branding producenta. Darmowe formularze i maile z logo producenta wyglądają nieprofesjonalnie w oczach Twojego klienta.
- Przeładowany interfejs. Bitrix24 daje darmowo bardzo dużo, ale właśnie dlatego pierwsze logowanie przypomina kokpit samolotu. Narzędzie, którego nie chce się otwierać, umiera po dwóch tygodniach.
- „Darmowy" znaczy „testowy". Okres próbny to nie darmowy plan. Po 14 dniach baza zostaje za bramką płatności.
Kiedy darmowy arkusz jest lepszy niż darmowy CRM?
Arkusz wygrywa, gdy masz kilkunastu klientów, pojedyncze wyceny w miesiącu i dobrą pamięć do terminów. Zero nauki, zero kont, zero limitów. Przegrywa w dniu, w którym pierwszy raz zapomnisz oddzwonić: arkusz nie wyśle powiadomienia i nie pokaże, która wycena wisi bez ruchu szósty dzień. Granicę między „arkusz wystarcza" a „arkusz kosztuje zlecenia" opisujemy szczegółowo w tekście Excel jako baza klientów.
Jak wybrać darmowy CRM dla małej firmy usługowej?
Trzy pytania kontrolne, zanim założysz konto:
- Czy dodasz klienta z telefonu w kilka sekund? Jeśli formularz ma piętnaście pól, w praktyce przestaniesz go wypełniać po tygodniu.
- Czy narzędzie samo przypomni Ci o telefonie? Powiadomienie push na telefonie, nie mail, który zginie w skrzynce. To jest funkcja, która płaci za cały system.
- Czy przeniesiesz bazę jednym plikiem? Import z CSV, Excela albo Arkuszy Google powinien zająć dwie minuty, nie wieczór z ręcznym przepisywaniem.
Pełną listę funkcji niezbędnych i zbędnych w małej firmie znajdziesz w naszym poradniku wyboru CRM dla małej firmy usługowej. Samo narzędzie nie wystarczy bez nawyku: co warto zapisywać przy każdym kliencie, opisujemy w poradniku o prowadzeniu bazy klientów.
Częste pytania
Czy istnieje całkowicie darmowy CRM po polsku?
Tak. Zapyo jest w okresie testów całkowicie darmowe i w całości po polsku. Z dużych systemów darmowy plan po polsku mają HubSpot (limit 2 użytkowników i 1000 kontaktów) oraz Bitrix24 (bez limitu użytkowników). Polskie Firmao i Livespace oferują wyłącznie okresy próbne.
Czy darmowy CRM jest bezpieczny dla danych klientów?
Renomowani dostawcy stosują te same zabezpieczenia w planach darmowych i płatnych. Sprawdź dwie rzeczy: gdzie fizycznie leżą dane (serwery w UE ułatwiają zgodność z RODO) i czy dostawca umożliwia eksport bazy, gdybyś chciał odejść.
Co się stanie z moją bazą, gdy darmowy plan się skończy?
Przy bezterminowych planach darmowych (HubSpot, Bitrix24) baza zostaje, tracisz najwyżej dostęp do funkcji premium. Przy okresach próbnych dane zwykle czekają zamrożone za bramką płatności. Przed wyborem sprawdź, czy da się wyeksportować kontakty do pliku.
Zapyo jest w okresie testów całkowicie darmowe: pełna baza klientów, wyceny i przypomnienia push, po polsku, bez karty.
Załóż darmowe konto ⚡